EKOSCAN - doświadczenie w przygotowaniu, prowadzeniu i rozliczaniu projektów grantowych OZE

EKOSCAN Innowacja i Rozwój Sp. z o.o. specjalizuje się w kompleksowej obsłudze projektów grantowych realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego w zakresie odnawialnych źródeł energii, efektywności energetycznej oraz transformacji energetycznej budynków.

Nasze doświadczenie nie ogranicza się wyłącznie do jednego etapu realizacji inwestycji. W wielu projektach uczestniczymy od momentu przygotowania założeń przedsięwzięcia i dokumentacji aplikacyjnej, poprzez organizację procesu grantowego, obsługę mieszkańców i weryfikację dokumentacji, aż po odbiory techniczne wykonanych instalacji oraz przygotowanie dokumentów do końcowego rozliczenia środków.

Doświadczenie zdobyte przy rzeczywistych projektach grantowych

EKOSCAN uczestniczy w realizacji projektów grantowych OZE prowadzonych na terenie wielu miast i gmin województwa śląskiego.

Nasze doświadczenie obejmuje między innymi projekty realizowane na terenie:

Realizacja projektów o różnej skali pozwoliła nam wypracować praktyczne procedury dotyczące obsługi Grantobiorców, weryfikacji dokumentacji, kontroli inwestycji, odbiorów technicznych oraz rozwiązywania nietypowych problemów pojawiających się podczas realizacji projektów.

Od wniosku o dofinansowanie do końcowego rozliczenia

Jednym z istotnych elementów naszego doświadczenia jest udział w projektach już na etapie ich tworzenia. W wielu przypadkach EKOSCAN był również autorem lub uczestniczył w przygotowaniu opracowań i dokumentacji stanowiącej podstawę wniosku o pozyskanie środków na realizację projektu.

Dzięki temu znamy projekt nie tylko od strony późniejszych odbiorów technicznych. Rozumiemy zależności pomiędzy:

• wnioskiem o dofinansowanie,
• założonymi wskaźnikami projektu,
• zakresem rzeczowym przedsięwzięcia,
• regulaminem udzielania grantów,
• umowami zawieranymi z mieszkańcami,
• wymaganiami technicznymi dla urządzeń,
• kwalifikowalnością wydatków,
• odbiorem wykonanej inwestycji,
• oraz końcowym rozliczeniem otrzymanych środków.

EKOSCAN jako Operator Projektu Grantowego

Pełniąc funkcję Operatora Projektu Grantowego, przejmujemy znaczną część codziennych czynności organizacyjnych, formalnych i technicznych związanych z realizacją przedsięwzięcia.

Operator stanowi praktyczne zaplecze dla Grantodawcy i pomaga uporządkować proces obejmujący niejednokrotnie setki mieszkańców oraz tysiące dokumentów.

W ramach obsługi możemy realizować między innymi:

• organizację procesu realizacji projektu,
• obsługę Grantobiorców,
• prowadzenie dedykowanego punktu kontaktowego,
• weryfikację składanej dokumentacji,
• kontrolę kompletności dokumentów,
• weryfikację dokumentacji technicznej urządzeń,
• kontrolę zgodności inwestycji z wymaganiami projektu,
• weryfikację dokumentów finansowych i rozliczeniowych,
• prowadzenie rejestrów i zestawień projektowych,
• organizację harmonogramów odbiorów,
• obsługę braków i uzupełnień dokumentacji,
• przygotowywanie stanowisk w sprawach nietypowych,
• kompletowanie dokumentacji do wypłaty grantów,
• wsparcie Grantodawcy w procesie rozliczenia projektu.

Inspektorzy EKOSCAN - kontrola i odbiór wykonanych inwestycji

Bardzo ważnym elementem projektów grantowych jest techniczna kontrola wykonanych inwestycji. EKOSCAN zapewnia specjalistów oraz inspektorów prowadzących odbiory i weryfikację dokumentacji powykonawczej.

W zależności od zakresu danego projektu kontrola może obejmować między innymi:

• instalacje fotowoltaiczne,
• pompy ciepła,
• magazyny energii elektrycznej,
• systemy zarządzania energią EMS,
• instalacje przygotowania ciepłej wody użytkowej,
• inne urządzenia i instalacje wykorzystujące odnawialne źródła energii.

Podczas odbioru analizujemy nie tylko sam fakt zamontowania urządzenia. Weryfikacji podlega również zgodność zakresu wykonanych prac z dokumentacją projektu, wymaganiami technicznymi, dokumentami przedstawionymi przez Grantobiorcę oraz warunkami umożliwiającymi rozliczenie inwestycji.

Dlaczego doświadczenie Operatora ma znaczenie?

Projekt grantowy OZE szybko przestaje być wyłącznie projektem technicznym. Przy kilkuset uczestnikach staje się rozbudowanym procesem administracyjnym, finansowym, prawnym i technicznym.

Każdy Grantobiorca może korzystać z innego wykonawcy, innych urządzeń i znajdować się na innym etapie realizacji inwestycji. Pojawiają się zmiany parametrów technicznych, braki dokumentacyjne, korekty faktur, różnice pomiędzy dokumentacją a stanem faktycznym oraz sytuacje, których nie dało się przewidzieć podczas przygotowywania regulaminu.

Dlatego skuteczny Operator powinien posiadać nie tylko wiedzę teoretyczną, ale przede wszystkim doświadczenie zdobyte podczas rzeczywistej realizacji dużych projektów.

Procedury zamiast improwizacji

Naszym celem jest stworzenie przed rozpoczęciem zasadniczej realizacji projektu jasnych zasad postępowania dla powtarzających się sytuacji.

Opracowywane procedury mogą dotyczyć między innymi:

• zmiany urządzenia lub producenta,
• zmiany mocy instalacji,
• zmiany zakresu rzeczowego inwestycji,
• postępowania przy brakach dokumentacji,
• zasad przeprowadzania odbiorów,
• weryfikacji kwalifikowalności wydatków,
• kontroli dokumentów finansowych,
• odstępstw od dokumentacji pierwotnej,
• sytuacji nietypowych wymagających decyzji Grantodawcy,
• przygotowania dokumentacji do wypłaty grantu.

Pozwala to ograniczyć liczbę indywidualnych decyzji podejmowanych każdorazowo przez pracowników urzędu i zapewnić Grantobiorcom jednolite zasady realizacji projektu.

Odciążenie urzędu przy zachowaniu kontroli przez gminę

Zadaniem Operatora nie jest zastępowanie gminy w podejmowaniu decyzji należących do Grantodawcy.

Dobrze zorganizowany model współpracy pozwala natomiast przekazać Operatorowi znaczną część pracochłonnych czynności związanych z obsługą mieszkańców, dokumentacją i kontrolą techniczną, przy jednoczesnym zachowaniu przez gminę nadzoru i kompetencji decyzyjnych.

Zapraszamy samorządy do współpracy